1、目的
對與食品安全管理體系及HACCP體系運行有關的文件進行控制，保證其適用性、系統性、適宜性和完整性，確保工作現場所使用的文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。
2、適用范圍
適用于食品安全管理活動過程中使用的管理文件的控制。
3、職責
3.1總經理負責食品安全管理方針和目標、手冊、程序文件和外來文件的批準。
3.2食品安全小組組長負責組織編寫和審核手冊和程序文件。
3.3各部門負責本部門工作范圍內與食品安全管理體系及HACCP體系有關的文件的編寫和審核、使用的管理。
3.4公司綜合部是文件的歸口管理門，負責文件的標識、發(fā)放與回收，存檔與管理。
4、術語和定義
受控文件：是指對文件的有效性進行跟蹤管理的文件。
所有食品安全管理活動，應以受控文件作為依據，任何員工使用非受控文件均應考慮因此而可能承擔的責任。
5、實施要求
5.1文件分類、編號和版本標識
5.1.1食品安全管理體系及HACCP體系由管理手冊、程序文件、工作文件、外來文件、表格和記錄五部分組成，分別規(guī)定編號規(guī)則如下：
1）管理手冊：公司代碼-食品安全管理體系及HACCP體系-手冊代碼發(fā)布順序號
如FSMS-HYK-01食品安全管理體系及HACCP體系手冊
2）程序文件：程序文件代號-順序號。
CX代表食品安全管理體系及HACCP體系要求的程序文件。
----如食品安全管理體系及HACCP體系的程序文件：HYK-CX-01
3）工作文件：公司代碼-制度文件代號-順序號。
如HYK-ZD-01代表第01號工作文件。(原有管理制度不變，新增按此編號。)
4）表格（記錄格式）：公司代碼-程序文件代號-順序號。
如HYK-CX-01-01代表記錄，是1號程序文件使用的第1份記錄格式。
當多份文件都引用到相同的表格時，以最先引用該表格的文件為基礎，相同的表格只能有一個文件編號。
5）記錄的編號即記錄標識：使用流水號或第幾頁共幾頁表示。
6）外來文件保留原編號。
5.1.2文件的版本與狀態(tài)：
食品安全管理體系及HACCP體系文件應標明版本和狀態(tài)。
其格式為：第一版本用A/0，A表示該文件是第一版文件，0表示該版本的文件沒有修改,在第一版文件上進行修訂的次數用1，2等阿拉伯數字表示。
第二版本用英文字母“B”表示，修訂狀態(tài)用阿拉伯數字表示，即0,1，2，等。如B/0表示第二版本，B/1表示第二版本第一次修改。
5.2文件受控狀態(tài)
5.2.1公司內部使用的食品安全管理體系及HACCP體系文件均為受控文件。
5.2.2公司文件管理員針對所有受控文件建立公司《管理體系文件一覽表》。
5.2.3公司外部使用的食品安全管理體系及HACCP體系文件均為非受控文件。
5.3文件編制、審核、批準
5.3.1方針、目標和管理手冊、程序文件由食品安全小組組長組織編制并審核，總經理批準頒布實施。
5.3.2工作文件由需求部門負責人組織編制、審核，并由總經理批準。
5.3.4組織文件編寫人員時，應包含到該文件涉及到的職能部門的代表。
5.3.5管理體系文件一律用宋體，行距固定為22磅。
其他未詳細規(guī)定事項套用本文件格式。
5.4文件的發(fā)放、保存和管理
5.4.1食品安全管理體系及HACCP體系文件經批準后，原版文件由公司綜合部保存并不得外借。
以電子媒體形式保存的文件和資料應備份和加密保護，防止丟失或損壞。
5.4.2文件發(fā)放對象由食品安全小組組長根據文件使用需要批準，保證在文件的使用處有相應的文件。
由公司文件管理員統一復制食品安全管理體系及HACCP體系文件，并在文件封面或第一頁按發(fā)放的先后順序標注受控分發(fā)號以作標識，然后發(fā)放到各使用部門或人員，填寫《文件發(fā)放/回收登記表》，由文件使用人或其主管簽領。
體系文件發(fā)放的同時發(fā)放其引用的表格(記錄格式)。
5.4.3外部人員僅是借閱文件，應由食品安全小組組長批準后，填寫《文件借閱登記表》，由公司文件管理員統一復制并追蹤借閱文件是否按時歸還。
5.4.4《管理體系文件一覽表》應適時更新以反映文件實際修改狀態(tài)。
5.4.5文件應分別標識，由使用人保存于通風防潮、防蛀、安全的適宜地方(現場使用的文件可置于現場，非現場使用的文件置于公司綜合部)，以防文件損壞。任何人不得在受控文件上亂涂亂畫，不準私自外借。應確保文件清晰，易于識別和檢索。
5.4.6公司綜合部定期對各部門文件保管情況進行檢查。在每次內部質量審核前應全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現問題及時處理。
5.4.7因破損或陳舊而需重新領用的文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件分發(fā)號失效，公司綜合部文件管理員做好相應發(fā)放簽收記錄。
5.5文件的更改
5.5.1文件更改由文件更改部門申請，填寫《文件更改申請通知單》，由原文件編制部門和審核人審核，經原文件批準人批準后執(zhí)行更改。
5.5.2更改文件的標識：
1）文件更改范圍和程度比較小的，如僅更改幾行字且涉及面比較窄時，只更改狀態(tài)不變動版本,如由B/0變?yōu)锽/1。
2）修訂狀態(tài)標識的跨度由修改人視修改的大小而定；對于多次更改或更改范圍比較大，則應升級版本號，并將修訂狀態(tài)歸0，如由B/0變?yōu)镃/0。
5.5.3只需要修訂的文件更改，按原文件發(fā)放范圍發(fā)放《文件更改申請通知單》，由各文件保管人負責按《文件更改申請通知單》要求對原文件標注更改，并填寫《文件更改申請通知單》。
對需要換版的文件更改，執(zhí)行5.3和5.4的規(guī)定，發(fā)放換版后的文件時收回原文件，在原《文件發(fā)放回收一覽表》欄注明，執(zhí)行5.6的規(guī)定。
5.6文件回收、作廢與銷毀
當文件不適用或文件持有人變動時，公司綜合部應將相應的文件回收，在原《文件發(fā)放回收一覽表》欄注明。
回收的文件，需要作廢的，由公司綜合部填寫《文件記錄銷毀清單》，報食品安全小組組長批準后集中銷毀。
若需要保留時，僅保存原件，同時標明“作廢留用”，以防止其非預期的使用。
5.7外來文件
5.7.1國家法律、法規(guī)、行業(yè)標準以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件（如公司的文件），由公司綜合部組織各職能部門識別、收集、獲取，經總經理批準后，進行編號和受控標識，并按工作需要進行分發(fā)，填寫《文件發(fā)放回收一覽表》。
外來文件應編入單獨列表《外來文件清單》，并在表頭注明區(qū)別。
5.7.2公司員工因工作需要的外來文件，需識別其是否與食品安全管理體系及HACCP體系有關，若有關，轉交公司綜合部，執(zhí)行5.7.1。
5.7.3公司綜合部和外來文件使用部門應當跟蹤外來文件的發(fā)展，當外來文件有更新版時，應進行換版更改，執(zhí)行5.5規(guī)定，并更新《外來文件清單》。
5.7.4公司內部不對外來文件進行修訂。若外來文件有不適用之處，應在引用該外來文件的文件中予以說明或編制新的文件予以規(guī)范。
5.8文件的使用和評審
5.8.1文件是活動的依據，應得到完全執(zhí)行。文件發(fā)布后（包括更改）應有必要的培訓，以確保人員對文件的理解。
5.8.2文件管理和使用部門都可在工作中、內部審核和管理評審會議上提出對現有質量、食品安全管理體系及HACCP體系文件進行評審，必要時則予以修改。
5.8.3每次內部審核，包括審核所有受控文件的有效性，必要時進行修改。
5.9記錄的管理
記錄是一種特殊的文件，除遵守本程序的適用規(guī)定外，還依據《記錄控制程序》有關規(guī)定執(zhí)行（如受控分發(fā)、修改等）。
6、相關文件
記錄控制程序
7、相關記錄
受控文件清單
文件發(fā)放回收一覽表
文件借閱復制記錄表
文件更改申請通知單
文件記錄銷毀清單
外來文件清單
